Polityka prywatności 

Preambuła

Poufność danych i ochrona prywatności naszych Klientów stanowi dla nas kwestię priorytetową. W związku z tym, w trosce o bezpieczeństwo Państwa danych oraz respektując przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE, w Express Translations Sp. z o.o. ustanowiono politykę określającą zasady dotyczące sposobu gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych i statystycznych.

1. Dane Administratora Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych naszych Klientów jest firma ExpressTranslations Sp. z o.o. - biuro tłumaczeń”, adres siedziby: ul. Fundamentowa 53 lok. 12, 04-057 Warszawa, posługująca się numerem         NIP: 1132984695, zwana dalej „EXPRESS TRANSLATIONS”.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez EXPRESS TRANSLATIONS należy kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@expresstranslations.pl Kompetentna osoba pomoże Państwu we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych, w szczególności udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby świadczyć Państwu usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, EXPRESS TRANSLATIONS przetwarza dane osobowe Klientów — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdzie Pan/Pani wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

W celu dokonania wyceny usługi oraz wykonania usługi EXPRESS TRANSLATIONS przetwarza takie dane osobowe, jak:

  • imię, nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • adres e-mail,
  • numer zlecenia,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli na etapie wyceny usługi zdecyduje się Pan/Pani podać również nazwisko, uznajemy, że wyraził(a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie również Pana/Pani nazwiska — wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;

W celu rozpatrzenia reklamacji EXPRESS TRANSLATIONS przetwarza takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko (jeżeli zostanie podane),
  • adres e-mail,
  • numer zlecenia,
  • ewentualnie adres zamieszkania,
  • ewentualnie numer rachunku bankowego.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; jeżeli zdecyduje się Pan/Pani podać również nazwisko, uznajemy, że wyraził(a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie również Pana/Pani nazwiska — wtedy podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;

W celu kontaktu mailowego bądź telefonicznego, który jest nam potrzebny w sprawach związanych z realizacją usługi EXPRESS TRANSLATIONS przetwarza podane przez Państwa:

  • numer telefonu,
  • adres e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;

W celu dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez EXPRESS TRANSLATIONS działalności gospodarczej, możemy przetwarzać takie dane osobowe, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • nr PESEL.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 b, f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona naszych praw.

W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, EXPRESS TRANSLATIONS może przetwarzać takie dane Klientów, jak:

  • imię i nazwisko,
  • adres zamieszkania,
  • nr NIP.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które pozwalają na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia znajdującego się w siedzibie EXPRESS TRANSLATIONS, używamy monitoringu wizyjnego, przetwarzając takie dane osobowe, jak:

  • wizerunek osoby zarejestrowany kamerą.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes Administratora.

W celach marketingowych dotyczących działalności EXPRESS TRANSLATIONS przesyłamy drogą mailową bądź na podany przez Klienta numer telefonu oferty, informacje o usługach, promocjach, organizowanych przez nas wydarzeniach czy artykuły o tematyce związanej z naszą branżą. W ten sposób może dojść do przetwarzania takich danych osobowych, jak:

  • imię i nazwisko,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 a RODO w zw. z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne w zw. z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. które pozwalają przetwarzać dane osobowe w celach marketingowych na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody. 

W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do EXPRESS TRANSLATIONS  oraz w celu administrowania nią, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

  • data i godzina odwiedzin strony,
  • rodzaj systemu informatycznego,
  • przybliżona lokalizacja,
  • adres IP,
  • data i czas serwera,
  • informacje o przeglądarce internetowej,
  • informacje o systemie operacyjnym,

które to dane są automatycznie zapisywane w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony EXPRESS TRANSLATIONS. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku tym interesem jest administrowanie stroną internetową oraz poznanie aktywności użytkowników strony).

3. Prawo wycofania zgody

  1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili możecie Państwo tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania. Wystarczy:
  • wysłać maila bezpośrednio do EXPRESS TRANSLATIONS na adres

kontakt@expresstranslations.pl  lub

  • skontaktować się z nami telefonicznie pod numerem telefonu 22-404-80-12
  • odwiedzić nasze biuro.
  1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych Klienta odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Państwa dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

4. Wymóg podania danych osobowych

  1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Państwa oczekiwania w zakresie korzystania z naszych usług.
  2. Aby zlecić usługę tłumaczenia, konieczne jest podanie imienia i nazwiska, adresu zamieszkania oraz adresu e-mail (przy zleceniach na odległość) — bez tego nie jesteśmy w stanie zawrzeć oraz wykonać umowy.
  3. Aby mogli Państwo otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.
  4. Aby móc się skontaktować z Państwem telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.

5.  Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

6. Odbiorcy danych osobowych

  1. Jako profesjonaliści dbamy o poufność danych naszych Klientów. Jednak z uwagi na konieczność zapewnienia EXPRESS TRANSLATIONS odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorcy, jak również realizacji praw Klientów, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
  • tłumaczom współpracującym z EXPRESS TRANSLATIONS w celu zapewnienia ciągłości i kompleksowości zlecenia;
  • dostawcom usług zaopatrujących nas w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające nam świadczenie usług oraz zarządzanie naszą organizacją;
  • podmiotom świadczącym wsparcie informatyczne, księgowe, ubezpieczeniowe;
  • dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających EXPRESS TRANSLATIONS w dochodzeniu należnych roszczeń;
  • osobom upoważnionym przez Klientów.

 

  1. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Państwa dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby nieświadomie nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

7. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Uprzejmie informujemy, że Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, poza sytuacjami, w których zażąda tego osoba, której dane dotyczą.

8. Okres przetwarzania danych osobowych

  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Państwa danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie dane osobowe Klientów zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
  2. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, informujemy, że dane osobowe przetwarzamy co do zasady przez okres trwania umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów kodeksu cywilnego, w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych..
  3. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  4. Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej przez Pana/Panią zgody (dane w celach marketingowych), EXPRESS TRANSLATIONS przetwarza od chwili wyrażenia zgody do czasu jej cofnięcia, jednak nie dłużej niż przez okres 2 lat od daty ostatniego wykonanego dla Państwa zlecenia.

9. Uprawnienia podmiotów danych

  1. Jako Administrator Państwa danych osobowych, zapewniamy Panu/Pani prawo do:
  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • żądania usunięcia danych osobowych;
  • żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
  • przenoszenia danych osobowych.
  1. Szanujemy Państwa prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
  2. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Klientowi ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
  3. W przypadku, gdy przetwarzanie Państwa danych przez EXPRESS TRANSLATIONS odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu jako Administratora Danych Osobowych, Klient może sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu (informacje o podstawie przetwarzania znajdują się wyżej w punkcie II. „Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych”). Proszę jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
  • istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub
  • istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  1. Ponadto w każdej chwili może Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
  2. Swoje uprawnienia Klienci mogą zrealizować poprzez:
  • wysłanie maila bezpośrednio do EXPRESS TRANSLATIONS na adres kontakt@expresstranslations.pl  lub
  • skontaktowanie się z nami telefonicznie pod numerem telefonu 22-404-80-12 lub
  • wizytę w naszym biurze.

10. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Postanowienia końcowe

  1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.